電子印鑑とは

パソコンで作成したファイル（請求書や見積書など）に直接捺印が可能な印鑑データのことです。
電子データなので一度作成すれば劣化せず、いつまでも利用できます。
使い方も、画像を貼付ける要領と全く同じでとっても簡単です。

電子印鑑を導入すると、こんなことが実現します！

請求書や見積書はパソコンで作成し、印刷してから押印する方が多いと思いますが、電子印鑑を導入すれば、印刷した時に印鑑を押したような状態でプリントアウトされます。その都度印鑑を押す手間が省け、作業効率がアップします。

例えば、見積書を取引先にメールで送る場合、みなさんはどうしていますか?

おそらく『PCで書類作成→印刷→印鑑を押す→スキャン→メール送信』という手順だと思います。FAXで送る場合も同じだと思います。電子印鑑を導入すれば、パソコンでつくった見積書にそのまま押印できるので『書類作成→メール送信』と2ステップで済みます。

意外と面倒な『印刷→を押す→スキャン』の3つの作業が省略でき、作業効率が大幅に上がります。

金銭的にも大きなメリットがあります。毎月見積書や請求書を取引先に郵送している方にとって朗報です。

書類をメールで送れるので、郵送料、紙代、インク代、封筒代が節約できます。

1通の請求書で節約できる金額=郵送料80円+封筒代20円+インク代6円+紙代4円=110円

たった1件の請求書につき110円も節約できます。
毎月20通の書類を送る場合、毎月2,200円、年間26,400円が節約できます。

日々増えていく書類の管理は悩ましいものです。電子印鑑を使えば多くの書類をペーパーレス化でき、管理も楽になります。

社内のルールに沿ったファイル名をつければ、検索も簡単にできますので、膨大な書類の中から1枚の書類を探すということも少なくなります。

御社では印鑑の管理はどうされていますか?社員のどなたかが管理していると思いますが、書類を作る度に管理者に印鑑を押してもらうのもお互いに面倒です。

また、印鑑を取り出す機会が多ければ紛失の恐れも生じます。電子印鑑を導入していれば、印鑑をその都度使う必要がなくなるので、御社の大切な印鑑の管理の徹底にもつながります。